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Last Update 20.07.2004

Copyright  2003
Ramses (C)

 

Hier erhalten Sie Tips wie Sie im allgemeinen E-Mail Verkehr ein klein wenig mehr Komfort erhalten können

Outlook 2000 und Outlook 2002 Attachments Security einstellen

SMTP after POP3: Zuerst anmelden und dann senden

Urlaubsmeldungen ohne Exchange Server versenden

Mails schreibgeschützt versenden um Änderungen beim Empfänger zu unterbinden

Vermeiden von WINMAIL.DAT Attachments

Sichern von Postfächern gegen Zugriff von Mitbenutzern am gleichen Computer

Sortieren der Adressen nach Vornamen vermeiden

 


SMTP after POP3

  • Menü Extras > E-Mail-Konten wählen
  • Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten
  • Das gewünschtes Konto markieren und auf Ändern klicken
  • Button Weitere Einstellungen.
  • Register Postausgangsserver.
  • Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung aktivieren.
  • Vor dem Senden bei Posteingangsserver anmelden aktivieren
  • allenfalls noch ein eventuell anderes anderes Passwort eingeben

Outlook meldet sich jetzt vor dem Senden beim POP3 Server an und schaltet damit den SMTP Server frei.

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Urlaubsmeldung ohne Exchange-Server versenden
Versionen: Outlook 2000 und 2002

Es gibt immer wieder Zeiten, in denen Sie Ihre E-Mails nicht regelmäßig abrufen können. Ob Sie in Urlaub fahren oder für eine Woche auf einem geschäftlichen Seminar sind, schön wäre es, wenn sich trotzdem jemand um Ihren Posteingang kümmern könnte. Mit Outlook ist das kein Problem. Lassen Sie eingehende Nachrichten einfach per Regel-Assistent mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten. Der folgende Tipp zeigt, wie Sie eine entsprechende Regel einrichten.

Bitte beachten Sie: Bei den folgenden Schritten gehen wir davon aus, dass Sie Outlook als Einzelplatzlösung und nicht in Verbindung mit einem Exchange-Server nutzen. In einer Exchange-Umgebung können Sie den Abwesenheits-Assistenten einsetzen, der dafür sorgt, dass die Mails vom Server und nicht von Ihrem Outlook-PC beantwortet werden.

Outlook kann die Antwort auf eingehende Mails natürlich nicht selber verfassen. Bevor Sie eine neue Regel aufstellen, müssen Sie daher eine entsprechende Mail-Vorlage anlegen:
  1. Öffnen Sie dazu eine neue E-Mail-Nachricht.
     
  2. Im Nachrichtenfenster füllen Sie im Kopfbereich nur das Feld Betreff aus. Geben Sie einen Text ein, der auf Ihre Abwesenheit hinweist - beispielsweise "Urlaub vom 1.8. bis 14.8.".
     
  3. Geben Sie den gewünschten Text für die Abwesenheitsnotiz ein.
     
  4. Sichern Sie die Vorlage, indem Sie das Menü Datei-Speichern unter aufrufen. Wählen Sie im daraufhin angezeigten Dialogfeld den Dateityp "Outlook-Vorlage" und geben Sie einen Dateinamen Ihrer Wahl ein. Schließen Sie den Vorgang mit Speichern ab.
     
  5. Schließen Sie das Nachrichtenfenster, ohne den Entwurf noch einmal zu speichern.

Nun können Sie eine Regel aufstellen, die alle eingehenden Mails automatisch mit der soeben erstellten Vorlage beantwortet:

  1. Wechseln Sie in den "Posteingang" und wählen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent an.
     
  2. Im Dialogfeld des Regel-Assistenten klicken Sie auf Neu.
     
  3. In Outlook 2002 aktivieren Sie nun als erstes die Option Regel ohne Vorlage erstellen. Anschließend markieren Sie in dieser wie in allen anderen Outlook-Versionen den Listeneintrag "Nachrichten bei Ankunft prüfen". Fahren Sie mit Weiter fort.
     
  4. Ausgehend davon, dass Outlook alle eingehenden Nachrichten beantworten soll, quittieren Sie die Einstellungen der nächsten Seite einfach mit einem erneuten Klick auf Weiter. Outlook bittet daraufhin um eine Bestätigung, was Sie mit Ja beantworten.
     
  5. Damit eine Nachricht automatisch beantwortet wird, aktivieren Sie auf der Folgeseite des Regel-Assistenten die Option "diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten".
     
  6. Die Bedingung erscheint nun im unteren Bereich des Dialogfelds. Zur Auswahl der passenden Antwortvorlage klicken Sie auf den Link "einer bestimmten Vorlage". Markieren Sie dann den "Vorlagen im Dateisystem" und öffnen Sie die Vorlage, die Sie am Anfang angelegt haben.
     
  7. Nach Auswahl der Vorlage klicken Sie im Regel-Assistenten auf Weiter.
     
  8. Auf Wunsch können Sie nun Ausnahmen festlegen. So lässt sich beispielsweise bestimmen, dass einige Absender keine automatische Antwort erhalten. Dann springen Sie mit Weiter auf die letzte Seite des Regel-Assistenten.
     
  9. Geben Sie der Regel einen aussagekräftigen Namen - zum Beispiel "Urlaubsantwort". Sofern die Regel sofort aktiv werden soll, lassen Sie das Kontrollfeld Diese Regel aktivieren eingeschaltet. Wenn Sie die automatische Beantwortung erst zu einem späteren Zeitpunkt starten wollen, entfernen Sie das Häkchen des Kontrollfelds. Danach beenden Sie den Assistenten mit Fertig stellen. Sie müssen dann nur noch die nachfolgende Meldung mit Ok bestätigen.
     

Um eingehende Nachdem automatisch beantworten zu lassen, rufen Sie das Menü Extras-Regel-Assistent auf. Im Assistenten aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Namen der zuvor aufgestellten Abwesenheitsregel. - Umgekehrt schalten Sie die Regel wieder aus, indem Sie das Häkchen entfernen. Bitte beachten Sie, dass Outlook die Regel nur ausführen kann, solange es gestartet ist. Sie müssen den Rechner folglich eingeschaltet lassen und außerdem dafür sorgen, dass Ihre Mails in regelmäßigen Abständen abgerufen werden.

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Nachrichten schreibgeschützt senden
Versionen: Outlook 98, 2000 und 2002

 FRAGE:  Ist es eigentlich möglich, Nachrichten mit Outlook in einem schreibgeschützten Zustand zu verschicken? Ich möchte verhindern, dass die Empfänger Bearbeitungen vornehmen und dann behaupten, ich hätte falsche Angaben gemacht.
S. Reichspfarrer

 ANTWORT:  Einen konkreten Schreibschutz für E-Mails gibt es nicht. Spätestens wenn ein Anwender die von Ihnen geschickte Nachricht an eine andere Person weiterleitet, hat er die Möglichkeit, Manipulationen vorzunehmen.

Was Sie verhindern können, sind direkte Bearbeitungen der E-Mail im Posteingang des Empfängers. Dazu schicken Sie Ihre Nachrichten mit der Vertraulichkeit "Privat". Das geht wie folgt:
  1. Beginnen Sie wie gewohnt mit einer neuen E-Mail, in der Sie den oder die Empfänger auswählen, die Betreffzeile eingeben und den Nachrichtentext verfassen.
     
  2. Bevor Sie die Mail verschicken, klicken Sie in der Symbolleiste auf Optionen.
     
  3. Aktivieren Sie im Dropdown-Listenfeld Vertraulichkeit den Eintrag "Privat" und bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf die Schaltfläche Schließen.
     
  4. Fahren Sie nun wieder wie gewohnt fort, indem Sie die Nachricht Senden.

Der Empfänger kann Ihre E-Mail ganz normal lesen, hat aber keine Möglichkeit mehr, direkte Änderungen vorzunehmen, - auch nicht über den Befehl Bearbeiten-Nachricht bearbeiten, der ansonsten im Outlook-eigenen Editor zur Verfügung steht.

Noch sicherer ist es natürlich, den wichtigen Nachrichtentext als Dateianhang - beispielsweise in Form eines Word-Dokuments - zu verschicken. In Word und anderen Anwendungen können Sie Dateien mit einem Kennwort schützen, sodass die Inhalte erst nach korrekter Passworteingabe geändert werden können. Achten Sie aber darauf, dass Sie nur den Schreibschutz und nicht gleichzeitig den Leseschutz aktivieren. Ansonsten ist der Empfänger nicht einmal in der Lage, Ihren Text zum Lesen zu öffnen.

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So vermeiden Sie WINMAIL.DAT-Anhänge
Versionen: Outlook 98, 2000 und 2002

 FRAGE:  Einige meiner Kollegen, mit denen ich E-Mails austausche, beschweren sich darüber, dass meine Nachrichten immer einen Anhang namens WINMAIL.DAT enthalten. Manchmal können Sie mit den Mails auch gar nichts anfangen. Wie kann ich verhindern, dass dieser merkwürdige Dateianhang verschickt wird?

 ANTWORT:  WINMAIL.DAT-Anhänge erhalten Ihre E-Mail-Empfänger, wenn diese nicht mit Outlook arbeiten und wenn Sie die Nachricht im RTF-Format verschickt haben. Da Sie niemandem vorschreiben können, welches E-Mail-Programm er/sie einsetzen soll, müssen Sie selbst ein anderes Nachrichtenformat verwenden.

Generell empfiehlt es sich, E-Mails immer als reinen Text zu verschicken. Dieses Format versteht jeder E-Mail-Client und es ist unkritisch im Hinblick auf Viren, - abgesehen natürlich von den Dateien, die Sie selbst als Anhang beifügen. Verzichten müssen Sie bei reinen Text-Mails allerdings auf Formatierungen. Wenn Sie unbedingt formatierten Text senden wollen, bleibt als Alternative noch das HTML-Format, das Format, in dem auch Internetseiten gestaltet werden. Beachten Sie aber, dass manche Empfänger "allergisch" auf HTML-Mails reagieren, da sie theoretisch Programmcode (VB- oder Java-Script) und somit Viren enthalten können.

Um in Outlook für alle ausgehenden Nachrichten das Textformat einzustellen, wählen Sie Extras-Optionen an und wechseln als erstes auf die Registerkarte E-Mail-Format. Dann stellen Sie in der Dropdown-Liste Senden im Nachrichtenformat respektive Verfassen im Nachrichtenformat (Outlook 2002) "Nur-Text" ein. In Outlook 98 ist damit automatisch der Einsatz von Word als E-Mail-Editor ausgeschlossen. Da es im Textformat ohnehin keine Formatierungsoptionen gibt, lässt sich das aber leicht verschmerzen.

Leider reicht das nicht ganz, um WINMAIL.DAT-Anhänge zu verhindern. Wenn Sie die E-Mail-Empfänger - wie allgemein üblich - beim Verfassen der Nachricht mit den Schaltflächen An, Cc oder Bcc aus Ihrem Kontaktordner auswählen, müssen Sie zusätzlich prüfen, ob das Senden im RTF-Format auch wirklich bei jeder Person ausgeschaltet ist. Individuelle Einstellungen der Outlook-Kontakte überschreiben das Standardformat in den allgemeinen E-Mail-Optionen.

Um RTF für einen einzelnen Kontakt auszuschalten, wechseln Sie in den Outlook-Kontaktordner und öffnen den gewünschten Eintrag per Doppelklick. Klicken Sie nun die E-Mail-Adresse mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü den Befehl Eigenschaften auf. In Outlook 98 und Outlook 2000 deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für das "Outlook-Rich-Text-Format". In Outlook 2002 öffnen Sie das Dropdown-Feld Internetformat und wählen die Option Als Nur-Text senden an. Bestätigen Sie die Änderung mit Ok und wiederholen Sie den Vorgang gegebenenfalls für die zweite und/oder dritte E-Mail-Adresse des Kontakts. Am Ende dürfen Sie nicht vergessen, die Kontaktinformationen zu speichern.

Erforderlich sind die Kontaktanpassungen nur bei den E-Mail-Empfängern, die sich über WINMAIL.DAT-Anhänge beschweren. Wenn eine Zielperson ebenfalls mit Outlook arbeitet, ist es unter Umständen sogar kontraproduktiv, das Rich-Text-Format auszuschalten. Outlook benötigt RTF zum Beispiel, um Mails mit Abstimmungsschaltflächen oder um Besprechungsanfragen in vollem Funktionsumfang verschicken zu können.

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E-Mail-Ablage per Kennwort schützen
Versionen: Outlook 98, 2000 und 2002/XP

Es kommt häufiger vor, dass sich mehrere Benutzer einen Computer teilen. Wenn Sie Outlook dann nicht so eingerichtet haben, dass für jeden Anwender automatisch ein eigenes Profil geladen wird, sind die Daten im Posteingang, im Kontakteordner usw. für jedermann einsehbar. Um sich dennoch ein Stück Privatsphäre zu sichern, richten Sie am besten eine "Persönliche Ordner-Datei" ein, die Sie mit einem Kennwort schützen. Anschließend verschieben Sie alle Outlook-Elemente, die nur für Ihre Augen bestimmt sind, in die geschützten persönlichen Ordner. Mit Hilfe des Regel-Assistenten können Sie den Vorgang sogar automatisieren, indem Sie beispielsweise alle neu eingehenden Mails mit Ihrem Namen in der Betreffzeile sofort in Ihren privaten "Posteingang" verschieben lassen. Und das sind die erforderlichen Schritte:

 

  1. Wählen Sie das Menü Datei-Neu-Persönliche Ordner-Datei (.pst) (Outlook 98/2000)bzw. Datei-Neu-Outlook-Datendatei an. Outlook bietet Ihnen daraufhin die Möglichkeit, den Speicherort und Dateinamen der Datei anzugeben. Verwenden Sie als Dateinamen eine Bezeichnung, die Rückschlüsse auf den Benutzer zulässt.
     
  2. Nachdem Sie die Datei erstellt haben, werden Sie nach dem Namen für die PST-Datei gefragt. Das ist die Bezeichnung, unter der sie in der Ordnerliste von Outlook erscheint. Damit mehrere Benutzer Ihre persönlichen Informationen schnell wiederfinden, empfiehlt es sich, den Vorschlag "Persönliche Ordner" um den jeweiligen Benutzernamen zu ergänzen.
     
  3. Im unteren Bereich des Dialogfelds geben Sie dann das Kennwort ein, mit dem Sie Ihren privaten Bereich schützen wollen. Aktivieren Sie auf keinen Fall das Kontrollfeld Dieses Kennwort in der Kennwortliste speichern, denn Sie wollen ja gerade verhindern, dass jemand ohne Kenntnis des Kennworts auf Ihre Ordner zugreifen kann.
     
  4. Nach einem Klick auf Ok fordert Sie Outlook auf, das soeben festgelegte Kennwort einzugeben. Bestätigen Sie die Eingabe wieder mit Ok.
     
  5. Da der persönliche Bereich anfangs nur einen Ordner für "Gelöschte Objekte" enthält, müssen Sie als erstes geeignete Unterordner anlegen. Wenn Sie nur E-Mail-Nachrichten schützen wollen, genügt es zum Beispiel, einen einzelnen Ordner für Mail-Elemente anzulegen. Wenn Sie auch Adressen im privaten Bereich ablegen wollen, müssen Sie zusätzlich einen neuen Kontakteordner einrichten usw. Exemplarisch im folgenden Schritt die Vorgehensweise für einen Mail-Ordner.
     
  6. Wählen Sie Datei-Neu-Ordner an. Im Feld Name tragen Sie nun eine Bezeichnung für den neuen Mail-Ordner ein, beispielsweise "Posteingang". Im Dropdown-Feld Ordner enthält Elemente des Typs aktivieren Sie den gewünschten Eintrag, hier also "Mail-Elemente" (OL98) bzw. "E-Mail" (OL2000/2002). Zum Schluss markieren Sie in der Liste zu Ordner soll angelegt werden unter den Namen Ihres persönlichen Bereichs. Sobald Sie auf Ok geklickt haben, fragt Sie Outlook noch, ob für den neuen Ordner eine Verknüpfung auf der Outlook-Leiste angelegt werden soll. In einer Mehrbenutzerumgebung lehnen Sie das am besten mit Nein ab. Daraufhin erscheint automatisch die Ordnerliste, in der nun auch der persönliche Mail-Ordner aufgeführt wird. Wiederholen Sie die eben genannten Schritte für alle Ordner, die Sie im persönlichen Bereich benötigen.
     
  7. Auf Wunsch können Sie jetzt manuell bereits vorhandene Outlook-Elemente aus dem für alle Benutzer sichtbaren Bereich in Ihre persönlichen Ordner verschieben. Besonders praktisch ist es außerdem, eine Regel zu erstellen, die in Zukunft alle eingehenden E-Mails überprüft und anhand bestimmter Kriterien automatisch in Ihren geschützten Bereich überträgt. Dazu wechseln Sie in den allgemein zugänglichen "Posteingang" und wählen Extras-Regel-Assistent an. Mit der Schaltfläche Neu legen Sie dann eine neue Regel an, wobei Sie in verschiedenen Einzelschritten alle Bedingungen definieren. Sie könnten zum Beispiel die Betreffzeile nach Ihrem Namen durchsuchen lassen oder Nachrichten von bestimmten Absendern sofort herausfiltern.
     

Beachten Sie aber, dass das Kennwort für Ihre persönlichen Ordner nur einmal pro Outlook-Sitzung abgefragt wird, und zwar beim ersten Öffnen des Bereichs. Sie sollten Outlook also immer schließen, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen, damit andere während Ihrer Abwesenheit nicht herumspionieren können, ohne das Kennwort eingeben zu müssen!

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Vermeiden Sie die Vornamen-Sortierung
Versionen: Outlook 98, 2000 und 2002/XP

 FRAGE:  Wenn ich eine neue Mail schreibe und den Empfänger mit einem Klick auf die Schaltfläche An auswählen möchte, listet mir Outlook die Adressbucheinträge immer nach dem Vornamen auf. Gibt es eine Möglichkeit, das Adressbuch auch nach dem Nachnamen zu sortieren?


 ANTWORT:  Die Vorgehensweise richtet sich nach der von Ihnen eingesetzten Outlook-Version und nach dem aktuellen Installationsmodus. Die entsprechenden Informationen finden Sie im Info-Dialogfeld von Outlook, das Sie über das Hilfemenü ? und den Befehl Info über Microsoft Outlook oder einfach nur Info erreichen.

In der ersten Zeile der Programminfos steht die Outlook-Version und in der zweiten Zeile der Installationsmodus, - entweder "Nur via Internet" oder "Unternehmen oder Arbeitsgruppe". Letzteres gilt allerdings nur für Outlook 98 und Outlook 2000. Outlook 2002 unterscheidet nicht mehr zwischen verschiedenen Installationsmodi.

Setzen Sie nun das für Ihr System zutreffende Verfahren ein, um die Adressbucheinträge zu sortieren:

  • Outlook 98/2000 im Nur via Internet-Modus
    In dieser Konstellation können Sie die Sortierung jederzeit so einstellen, wie Sie es gerade möchten. Das heißt, dass Sie sich beim Schreiben einer E-Mail spontan entscheiden können, die gewünschten Empfänger entweder nach Vor- oder nach Nachnamen zu sortieren. Dazu öffnen Sie das Adressbuch mit einem Klick auf die Schaltfläche An und wählen im Adressbuch Ansicht-Sortieren nach und je nach Bedarf Vorname oder Nachname an. Voraussetzung ist natürlich, dass im Untermenü des Befehls Sortieren nach die Methode Name aktiviert ist.

    Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die Adressbucheinträge auf- oder absteigend zu sortieren. Das erreichen Sie, indem Sie im Adressbuchfenster auf die Spaltenüberschrift Name klicken. Jeder Mausklick tauscht die Reihenfolge von auf- nach absteigend und umgekehrt.

 


  • Outlook 98/2000 im Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus
    Im Arbeitsgruppenmodus sollten Sie sich für eine generelle Sortiermethode entscheiden, da ein Wechsel immer einen Neustart von Outlook erfordert. Wenn die Empfängerauswahl, die im Fenster einer neuen E-Mail-Nachricht nach einem Mausklick auf die Schaltfläche An nicht in der gewünschten Namenssortierung erscheint, wählen Sie im Outlook-Menü Extras den Befehl Dienste an.

    Im daraufhin angezeigten Dialogfeld markieren Sie auf der Registerkarte Dienste den Listeneintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften. Nun können Sie im Bereich Namen ordnen nach eine der Sortieroptionen Vorname/Nachname oder Nachname/Vorname auswählen. Nachdem Sie die gewünschte Option eingestellt haben, verlassen Sie das Dialogfeld mit der Schaltfläche Schließen und das Dialogfeld Dienste quittieren Sie per Ok.

    Damit die neue Sortierung wirksam wird, müssen Sie Outlook beenden und neu starten. Erst dann präsentiert sich die Auswahl der E-Mail-Empfänger in der Reihenfolge, die Ihnen am effektivsten erscheint.

    Einen Haken hat die Sortierfunktion des Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus allerdings. Die Sortierung nach Nachnamen funktioniert nur, wenn Sie in den Kontakten das Feld Speichern unter korrekt eingestellt haben. Sie müssen immer das Muster "<Nachname>, <Vorname>" wählen. Bei Auswahl der Sortieroption Nachname/Vorname achtet Outlook nämlich nur auf den Inhalt des Kontaktfeldes Speichern unter und nicht etwa auf die tatsächlichen Namensfelder.

 


  • Outlook 2002
    Outlook 2002 verhält sich ähnlich wie der Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus der Vorgängerversionen. Das bedeutet, dass Sie sich für eine generelle Sortiermethode der Adressbuchempfänger entscheiden sollten, da zum Wechseln immer ein Neustart erforderlich ist.

    Um die Eintragsliste im Adressbuch umzustellen, rufen Sie in Outlook den Befehl Extras-E-Mail-Konten auf. Das daraufhin angezeigte Dialogfeld stellt vier Optionen zur Verfügung, von denen Sie die letzte, Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten, auswählen. Danach fahren Sie mit der Schaltfläche Weiter fort. In der Verzeichnis- und Adressbuchliste markieren Sie den Eintrag "Outlook-Adressbuch". Anschließend klicken Sie auf Ändern. Nun aktivieren Sie im Bereich Namen ordnen die gewünschte Option, - entweder Vorname Nachname oder Wie 'Speichern unter'. Zur Bestätigung der neuen Einstellung klicken Sie erst auf Schließen und dann auf Fertig stellen. Wirksam wird die neue Sortiermethode erst, nachdem Sie Outlook beendet und noch einmal neu gestartet haben.

    Wie beim Unternehmen oder Arbeitsgruppe-Modus von Outlook 98/2000 klappt die Sortierung nach Nachnamen in Outlook 2002 nur, wenn Sie die Kontakte nach dem Muster "<Nachname>, <Vorname>" gespeichert haben. Immerhin ist die jüngste Outlook-Version so "ehrlich", dass es die entsprechende Sortieroption gleich Wie 'Speichern unter' nennt. Neu in Outlook 2002 ist aber, dass Sie die passende Speichermethode als Standard für alle Kontakte vorgeben können. Dazu rufen Sie Extras-Optionen auf und wechseln auf die Registerkarte Einstellungen. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktoptionen. Nun wählen Sie im Dropdown-Feld Ablagereihenfolge den Listeneintrag "Nachn., Vorn." aus. Zur Bestätigung schließen Sie alle geöffneten Dialogfelder mit Ok.

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